货物清单
发货前，首要任务是准备一份准确的货物清单。清单中应详细列出每件货物的品名、数量、重量和尺寸。例如，如果您要发运一批电子产品，需注明产品型号、每箱数量、单箱重量及外箱尺寸。这些信息不仅有助于货运代理安排合适的运输工具，还能在报关时提供必要数据。建议使用Excel表格整理，并备注货物价值，以便后续投保。
此外，货物清单还需区分普货与特殊货物。若货物中含有电池、液体或粉末等危险品，必须在清单中明确标注，并附上相应的安全数据表（MSDS）。对于易碎品，如玻璃制品或精密仪器，建议在清单中额外注明“易碎”字样，并提醒货运代理加贴易碎标签。一份完整清晰的货物清单是避免运输延误和错误的第一步。
收货地址
收货地址的准确性直接关系到货物能否准时送达。请确保提供完整的收货人姓名、公司名称、详细街道地址、城市、省/州、邮政编码以及联系电话。特别是电话，因为快递员在派送前可能会联系收货人确认时间。若收货地址为工业园区或大型写字楼，最好提供楼栋号和楼层信息。例如：“广东省深圳市南山区科技园南区相关大厦A座5楼，李四，13800138000”。
另外，如果收货地址有特殊要求，如仅限工作日派送、需提前预约或设有门禁，务必提前告知货运代理。对于国际运输，还需提供完整的英文地址和税号（如EORI或VAT）。建议在发货前与收货人再次核对地址，避免因地址变更或错误导致退运或额外费用。记住，一个准确的地址能省去很多麻烦。
包装要求
包装是保护货物安全的关键。对于普通货物，使用坚固的纸箱或木箱，内部填充缓冲材料（如气泡膜、珍珠棉）以防止运输中的碰撞。对于易碎品，建议打木架或定制木箱，并在外箱上标注“易碎品”和“此面向上”等标识。如果是大型设备，还需要进行防锈处理，并固定好内部零件，避免移位。
特殊货物如化工品或精密仪器，需遵循特定的包装规范。例如，液体货物应使用密封容器，并放入防漏袋中；粉末货物需双层包装防扬尘。所有包装必须符合运输公司的要求，否则可能被拒收。建议在发货前拍照留存包装状态，以便出现破损时作为证据。如果不确定包装方式，可以咨询货运代理，他们会提供专业建议。
运输时限与报价
明确运输时限是选择运输方式的基础。如果客户急需到货，应优先选择空运或快递，但成本较高；如果时间宽裕，海运或陆运更经济。请提供期望的到货日期，货运代理可根据此信息推荐合适的运输路线和时效。例如，从上海到纽约，空运约3-5天，海运约20-30天，您可根据预算和紧急程度做出选择。
报价方面，请提供历史报价单或预算范围，以便货运代理快速匹配服务。注意，报价通常包含运费、燃油附加费、报关费等，但不含关税和保险。建议在发货前确认所有费用明细，避免后期产生争议。如果预算有限，可以考虑拼箱或经济型服务。及时沟通运输时限与报价，能帮助您获得性价比最高的物流方案。